避免尖銳的物品刮傷檔案室密集架的表面。在正常使用檔案室密集架時,請盡量避免檔案室密集架與尖銳物體之間的接觸。如果檔案室密集架的表面被刮擦,將影響檔案室密集架的美觀,也將使其更容易氧化和生銹。而且當檔案室密集架的生銹部分長時間與檔案資料接觸時,檔案資料也容易受到檔案資料的損壞,這對檔案資料的維護非常不利。
清潔檔案室密集架時,最好先用干凈的濕布擦拭,然后再用干布擦干,以免殘留水分,否則可能導致檔案室密集架生銹并影響資料的保存。
將檔案室密集架放在溫度適中的地方。檔案室密集架不耐日光照射,因此有必要將它們放在溫度適中的地方。此外長期暴露在陽光下也非常不利于資料的保存。